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在家办公了10天,我越来越训练有素

时间:2020-02-17 23:31:56 栏目:行业资讯
【导读】:96目录(https://www.96dir.com)在线提供,行业资讯「在家办公了10天,我越来越训练有素」,供行业资讯爱好者免费阅读。本文地址:https://www.96dir.com/news/653.html

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  作者简介:方军,快知实验室合伙人,火币大学顾问合伙人,著有《平台时代》《区块链超入门》等。

  来源于微信公众号:笔记侠(ID:Notesman)

  封面设计&责编 | 浮灯

  内容来源:本文为方军老师针对大家在家办公期间遇到的问题,进行的针对性思考。

  活动笔记·思维方式

笔记君邀您,阅读前先思考:

在家办公,如何做好时间管理?

  如何使用OKR来提高工作效率?

  如何完成高效沟通?

  新冠病毒疫情当前,我们做好自我隔离就是对所有人的贡献。但随着假期过去,我们又都需要恢复工作了,相信不少人都开启了“不上班,只工作”的远程工作状态。

  这样一个人在家工作,见不到同事的面,很多人都不适应。这里,我们来给你一些实用的远程工作建议,帮你度过接下来几周的远程工作时间。

  说起要远程工作,大家立刻想起来的是找到各种工具,比如用微信群沟通,比如用钉钉打卡,比如用WPS网盘共享文件。这些IT工具固然重要,但真正重要的是我们要有好的工作习惯。

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  远程工作和我们平常在办公室工作,差别非常大。形象地说,在办公室工作,有点像在跑城市马拉松比赛,有明确的路线、有补给站,沿着路线跑就好了。分布式远程工作则有点像参加戈壁百里徒步挑战赛。

  城市马拉松和戈壁徒步都不容易,但在沙漠中我们缺了城市的安全感。比如,戈壁徒步虽然也是团队一起走,但可能到晚上到了休息点才能遇到很多同伴。

  如果你已经在家工作几天了,你是不是已经感慨:原来远程工作这么难啊!不少小事情都成了难题,一些基本的工作方法也变得重要了。

  在我看来,我们开始在家远程工作,有三个原来看似很基本的工作方法立刻变得非常重要了:

第一,每天怎么完成任务?第二,怎么和同事沟通?第三,怎么做好时间管理?

  这里暂不假设会我们会远程工作多久,我们以一天来假设,看看如何有效地度过远程工作的每一天。

一、完成任务的建议

  当我们开始在家工作,特别是长假之后立刻开始在家工作,我们每天遇到的首要问题是,“我今天的任务是什么?”

  每天早上,相信不少人在线打卡了,工作群里打打招呼,收收邮件,网上随便看看,然后开始发现一个大问题:“我今天该做什么呢?”

  这时,我们意识到,原来打卡只是上班,不是工作。没有工作任务堆在面前,不少人一下子不知道怎么工作了。

  现在,公司大机器都变慢了,直接上司也往往没法给出明晰的任务了。在平常的工作状态里,甚少有人会仔细地想“今天的任务”这个问题。我们自己也太不会想着用什么工具来帮我们想这个问题,现在,我们需要了。

  你也许会想,我列个“任务清单”就好了。

  清单是个好工具,但我们还可以有更好的工具。在选用工作工具上,我有种倾向是“杀鸡用牛刀”,选用那些被大范围证明有效的管理工具,然后在小范围里使用。

  在回答“今天的任务”这个问题时,恰好有这样的一个工具,就是OKR方法(目标与关键结果方法)。它是在谷歌、亚马逊等公司证明有效的工作方法,近年来国内也有不少公司在年度、季度目标设定时使用。

在我看来,列清单,是被动作出反应;用OKR,是主动、有目的地工作。

  我们可以把OKR方法的原理在远程工作的每一天用起来。

  OKR方法的原理其实很简单明了,包括OKR设定与团队协同两大部分:

  1.就一定周期的工作,设定目标(O, Objective):定性地回答“我们想做什么?”

  2.就一定周期的工作,设定关键结果(KR,Key Results)用什么量化指标回答“我们如何知道自己是否达成了目标。”

  3.在团队范围内,设定一个团队整体的OKR,也包括目标与关键结果,每个人的OKR是它的分解。我们每个人完成的自己的任务,因而也是一起去完成团队的任务。

  4.在团队范围内,团队整体的OKR、每个人的OKR,都是公开的。通过把它公开出来,让团队成员更易协调一致。

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  现在,我们就是把这个OKR缩减到一天的范围里来。这里只说我们每个人自己该怎么做,看看怎么用它帮我们更好地完成一天工作的闭环:

早上,我们工作的第一个动作应该是写下来今天的目标与关键结果(OKR)。

  比如,一个人他第一天的目标是,把年前的一项工作接续推进下去,并就这些工作与内外部沟通。

  关键指标是:

  1)根据远程工作两周的安排,重新做一份短期计划;

  2)与这项工作的内部不同部门的五个同事逐一电话;

  3)与这项工作的两个外部重要关系沟通变化与进展。

然后,我们把自己写下来的“今日OKR”发给团队同事,让他们知晓我今天要做什么。

  到了中午午饭前,我们可以拿今日OKR对照一下上午做得怎么样,也考虑一下下午是不是要调整工作内容。

  下午下班时刻,我们对照自己的今日OKR,从定性和定量的两个角度看看,我今天完成自己的工作任务了吗?

  如果你严格要求自己的话,你可以参考标准的OKR做法,给自己打个分:谷歌使用0-1.0分评分,0.7-1.0分是绿色,目标完成;0.4-0.6分是黄色,目标取得了进展,但没有完成;0-0.3分是红色,目标失败。

  如果你们小团队都用这个方法来设定每日工作任务,那么,远程工作的每天可以这样开始与结束:

  早上例会大家一起看看各自每个人今天的OKR。

  傍晚下班时例会大家一起讨论今天完成的情况,也说说第二天要怎么改进,包括团队怎么改进、个人怎么改进等等。

二、 远程沟通的建议

原来,早上跟对面的同事点个头,微笑一下,也许一天也都没怎么说话。但现在,一下子人都不见了。

当我们开始远程工作时,我们遇到的又一大障碍是“无尽的孤独”。很多人大概都是第一次体会到这种孤独:

  这个时候,人的自然反映是,我们想要那种大家在一个工作的舒服的、熟悉的感觉。如果你已经开始工作几天,在这几天中你已经找到了可以让你回到原来舒服的感觉的地方:工作群。

  不管使用微信还是用钉钉,或者其他的聊天工具,大家都不亦乐乎地在各种工作群里说话。我们也不时地拿起手机,看看有没有新消息。

  这也可能是第一次,我们觉得无时无刻都看着聊天消息是正当的、是被鼓励的,要不我怎么远程工作啊?

  错!我想给你个人的建议是:远程工作,千万记得不要过于依赖微信或钉钉。

  除非你的工作任务就是在群里说话,否则在你的眼睛、手、大脑都被黏到聊天群时,你是没有精力去完成自己本来的任务的。

在你来回切换的时候,工作时间就飞快地消失了。

  除了工作群之外,我们会看看其他的群,我们也很关心疫情的进展去看看新闻,我们也可能会看看微博、刷刷抖音。然后,我们发现,该吃午饭了,该吃晚饭了,晚上又加班一会儿,该睡觉了。

  因此,我对远程沟通的建议是:千万不要依赖聊天软件。你有很多其他更好的可选项。

远程沟通建议之一:拿起电话,打电话。

  节后大家都不能碰面就开始工作了,和同事们打几分钟电话,随便聊聊也行,讨论工作也行。你会发现,原来声音这么亲切。

  远程工作的孤独,也可以被电话消解。打工作电话消解孤独的效果,比在群里泡着强多了。

  打电话,也可以帮忙节省时间。我们在聊天工具里说来回说很长的时间,还很焦虑对方怎么还没回复我啊。其实,一个三分钟电话可能比聊天工具说30分钟还有效(你不一定30分钟都在说这件事,但这30分钟内你的确无法高效地做别的事了)。

远程沟通建议之二:写邮件。

  我们也是时候重拾一个基本的工作技能,就是写邮件。

  正式的工作沟通,就应该用邮件,因为邮件要比聊天有条理得多,邮件也可以作为资料留存。

  在办公室,我们可能找老板说,老板,这事这么做行不行?远程工作了,邮件就变成了好的方式:一份邮件,写清要征求意见的事项,讲清楚理由,附上资料、表格、数据。

  要让多人知道、发表看法的事情,用邮件发送、抄送多人,也要比聊天工具有效得多。

远程沟通建议之三:开例会。

  现在大家都远程工作了,一个团队的成员每天集中时间开例会,就变成一种必要了。每日例会的常规功能这里就不多了,远程工作的例会有着另外的价值。

  现在,为了团队成员能够有一个感觉上“在一起”的时间,团队应该每天开开例会。远程开会的工具很多,现在手机上语音开会、视频开会都很方便。每天不用太长,10-15分钟就可以。

  每天的例会,可以增加一个环节,大家说说周边的情况、家里有什么好玩的事等等。

  谷歌的前CEO、董事长施密特在新书《成就》中讲了一种开会技巧是,每次团队开会前,先报告出差旅行见闻,这看似是闲聊,但让大家联络了感情,这甚至决定了会议的成效,因为人放松了会议中才能深入地讨论。

  我们还可以考虑每天有一个小时都同时音频在线,可以随便聊聊,也可以讨论工作话题。

  以前我读过一个开源社区的程序员写的一本书,书名很有意思是“不穿裤子的一年”。

  开源程序的程序员即便是专职也都分散在全球各个地方,书里讲到他们一个有意思的团队沟通方式是:每天有一个小时,团队所有成员都开着IRC语音聊天。

  这个时间段,大家随时都可以在里面说话,所有人都听到。这样做,相当于有了一个小时的集中办公时间。

三、时间管理的建议

  当我们开始远程工作时,我们会发现时间管理变成了难题。这个难题部分是和在家是有关的,并且这段时间大概率一家人都在家,很难有工作所需要的氛围,我们难以进入工作的状态。

  接下来,我来给你两条建议。

时间管理的第一条建议是,形成一个工作时间开始的仪式。

  前几日看到知名咨询顾问、“5分钟商学院”主理人刘润提了一个很棒的建议(大意),每天开始工作时,穿起上班的衣服、背着装着电脑的背包从一个房间走到另一个房间。

  我想,如果条件不允许的话,你至少可以这样做:

  穿好衣服,背上背包走出卧室,然后再返回卧室去工作。

  当你再进卧室时,卧室在接下来的几小时变成了临时书房。

  类似地,完成工作时,你也背包走出房间说:“我回来了!”由此,你开始这一天的家庭与休息时间。

时间管理的第二条建议是,用好“打断时间的工具”。

  说起远程工作,很多人会说,要用起来“番茄工作法”等时间管理方法,即每次集中注意力工作25分钟,休息5分钟,再循环下去。这段时间,在家工作干扰很多,在短时间内集中注意力非常重要,这是一个可以采用的方法。

  但我想,我们这段时间还需要一个特殊的时间管理方法,我没想到好的说法,可暂且叫它“打断时间的工具”。它有点像学校里上课铃,“叮铃铃”地通知我们休息结束、该回教室了。

  用场景来说,你应该很容易发现它是自己需要的。

  在办公室里,我们去茶水间倒水喝,也不能茶水间傻坐着,总会很快回去。有人下楼抽烟可能多聊一会儿,但总要上楼。上网看新闻,可能看一眼也就不看了。又或者,出去吃饭会看着时间要赶回办公室开会。

  但当我们现在在家工作时,你会发现原来办公室里那些隐藏着的“打断时间的工具”没了。这带来的结果是,我们去厨房倒杯水喝,结果绕道在沙发上看了一个小时电视。

  我们说只是上网看看新闻,但现在我们都非常关心疫情的情况,看到好消息比如武汉火神山医院启用会很振奋,不知不觉中,我们在网上闲逛了很久,似乎想要看尽所有的新闻。

  因此,我们迫切需要让自己用上一些“打断时间的工具”,管控住这些被浪费掉的时间。

  了解到自己的需要后,工具就很多了,手机里的闹钟和计时器都可以用起来。比方说,去倒杯水休息一下时,我们给自己设个15分钟闹钟,铃声响了,我们立刻回归到工作状态。

  总的来说,在家远程工作比在办公室工作难得多,不过只要抓住以上要点,你就可以开始高效工作起来。

知道每天任务是什么,多与人打电话,减少被浪费的时间。

以上讨论简单总结可以是三句话:

四、分布式远程工作10天tips

第一天

  隔离自己,恢复日常,是我们普通人能做的。

  今天很多人开始第一天的远程工作或分布式工作,我写三点建议:

  ① 每天设好自己的目标,简单说,今天要完成什么?复杂说可用OKR方法,设定定性的目标(O)和量化的关键结果(KR)。

  ② 打电话,别依赖微信和钉钉。这些在线工具会“吞掉”你所有的时间。学学北平无战事里的建丰同志,打电话。我想,他是避免三分钟电话可以说的搞成30分钟见面,我们是避免三分钟电话搞成30分钟微信闲聊。

  ③ 开例会,团队要协同,一定要每天开电话例会,微信、钉钉、ZOOM或电话会议系统都不错。

  每天定时开,长短皆可,我认为类似5分钟站立例会即可。时间上,我们以前有8:45开例会,有下班前6点开,有晚上10:00开,开就好了。现在这样的时刻,做好自己的工作,就是对所有人的贡献。

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第二天

  隔离自己,恢复日常,我们都开始了在家的分布式远程工作。独自工作,大家说需要自律,其实说的是“时间管理”,用好时间把任务完成。

  就时间管理,我接着说三条建议:

  ① 知道每天的任务是什么,然后讲求的是专注于完成这一任务的时间。可以试试番茄钟,以25分钟为周期无干扰地工作,其实多数人的核心任务并不需要多少个番茄钟。

  ② 在办公室,有很多潜藏的上课铃,在家没了上课铃,容易一休息、分神就很多时间没了,因此用好闹钟,比如休息给自己设个15分钟闹钟。

  ③ 与直觉相反,时间管理不是增加工作时间,时间管理的最大要点是在完成任务的前提下,减少一天的工作总时间。

  给自己设个挑战,昨天工作花了8小时,今天能6小时完成吗?能4小时吗?能早上10点前完成工作吗?这样努力地给自己留点时间出来,把这段时间的生活安排得更有长期意义。

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第三天

  在家远程工作进到第三天,杂七杂八的开工的事做完了,我想你也跟我一样,开始问一个问题:“做什么呢?”熟悉的业务都停了,你老板甚至比你还迷茫、不知道给你派什么活。

  “做什么”这个不常见的问题开始出现了。

  我刚刚在想这个问题,然后发现,或许以前老说的“从为什么开始”的黄金圈法则该拿出来用了。

  它大意是,每个公司、公司里的人都很知道自己做什么,即自己的产品是什么;也都知道怎么做;但是,很少有人会仔细想,我为什么做呢?

  提出黄金圈的西蒙·斯涅克拿苹果对比,苹果和乔布斯是从为什么开始的:每个人都要与众不同。我们通过漂亮设计、人性化操作帮你与众不同。来买我们的电脑吧。

  现在这样的时刻,或许往核心去追问“为什么”才是出路。这是一个最难的问题了,但现在有大把的时间去思考:我做这份工作是“为什么”?

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第四天

  在家上班进到第四天,你大概就感觉到了累了,很多人发现,原来以为很美好的在家远程上班(Work From Home)这么累啊。

  累不只是因为在家工作工作时间长了,而是因为远距离让我们要耗费大量的精力去弥补见不到面的不足。比如我遇到的情况是,盯着微信群和钉钉累,打电话会精神高度紧绷着一个小时累,约人打电话等了两个小时也累。

  说四条消解这类累的建议:

  ① 预先做好时间规划,跟人约好几点电话会、几点聊事十五分钟等等。守时开始、守时结束是美德。

  ② 学会开电话会的技巧。预先准备好说什么(有什么事项1234,或建议这样做理由是ABC)。说话尽量简洁、简短、不分叉。准备好适用的设备、软件、耳机。附赠小技巧,说话慢一点。

  ③ 只在固定的时间段看微信、钉钉,电脑上别开,手机上别看。用好非同步的邮件。请人有事联络直接打传统电话。

  ④ 获得社会支持的力量。每天跟一个同事、合作伙伴或业务朋友打个无主题的十分钟电话,聊聊开心的事。

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第五天

  在家远程工作进入了第五天。

  工作其实倒还好办,麻烦是我们面对的是从未经历、也未曾准备过的严酷环境。越在这样的情况下,我们越要竭力回归日常,做到训练有素(disciplined)。

  对普通人,这是离开了城市去爬雪山,对爬雪山的人,是本期待天气晴朗马上冲顶,却突然在营地遇上不知何时结束的暴风雪。

  在营地里,只能锻炼、做准备、看书、吃饭、睡觉,围着炉火聊到深夜于事无补。很多人知道德鲁克说的“卓有成效”,但我觉得现在该看看吉姆·柯林斯说的“训练有素”。

  我想,训练有素,是知道自己的长期目标和每日目标、知道自己每天要做什么,做就好了。

  训练有素,是他说的南极探险案例那样,不管天气好还是恶劣,日行20公里,不是像那个悲惨的斯科特那样,天气差在帐篷里咒骂坏天气。

  训练有素,也是既要坚定乐观的信念,但又面对生活中最残忍的现实,也就是在所谓的“斯托克代尔悖论下”训练有素地度过每一天。

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第六天

  分布式工作第六天建议:做好当下,先只想一天。

  2月10日,有部分人复工了,很多人还在家工作,分布式工作是我们要接受的新的常态。

  我们都想回到习惯的过去,觉得这种分布式工作只是暂时的将就一下。有人抱怨远程工作变成了远程监控:定点打卡、早晚例会、视频直播工作等等。

  但是别抱怨,先接受吧,因为谁都不知道如何有效地远程工作。做好当下、有了产出、有了成效,分布式工作就可以持续下去,也许过去时间你会发现,不是必须每天到办公室才可以卓有成效,分布式也可以做到,甚至你能做得更好。

  ① 做好今天要做的事,先不要忙着想中期、长期的安排。做好当下这一刻要做的事,活好现在这一刻。

  ② 每日紧盯着今日的产出,有了看得见摸得着的产出,就会觉得一天没有虚度。

  ③ 每日评价今日的成效,每天结束的时候,冷静地评估今天产出有没有工作效果。你今天的工作过得好吗?有产出吗?有成效吗?

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第七天

  分布式工作第7天建议:别扯远程协作工具,重要的是事,不是工具。

  看了几天的远程工作,大家忙着找工具,各公司忙着推工具,但真是气不打一处来,别扯这些没用的工具。

  我曾经写过一个公式:工作成效=时间x专注x工具,强调工具是十倍变化的要素。

  但当下问题根本不是远程协作工具,说回来,你能把邮件写好吗?

  你能有正确的微信工作沟通方式吗?

  你会用Word的修订功能吗?

  你会用Excel和PPT这样的基本工具吗?

  你们的共享云盘是不是跟垃圾堆一样乱?

  这些基本的工具都掌握不好,上马各种复杂的协作工具,纯粹是现在大家都闲得慌帮这些工具公司做测试小白鼠。

  近日有些公司在做每日健康提报,但一个表单不重要信息反复填、重要信息藏在一堆之中,也得亏这是必不可少的功能,众人才用吧(某钉为什么不提供一个好用的缺省模板呢?)。即便用工具,重要的也不是工具的好坏,而是是不是用心。

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第八天

  分布式工作第8天的建议:用好管理工具。在家远程工作进入第二周,不少人已经极度疲劳,开始疯狂吐槽每日例会、日报等方式。不过,不是这些工具不好,而是做法不对。

  说说我理解的较好的用法:

  ① 每日例会,要尽量简短,这对会议召集人是个大挑战,要随时准备严厉地打断:停,下一个议题。不要开一个小时的例会,5-15分钟为宜,最好缩减到5分钟,但通常以10分钟为目标吧。专项会单独少几个人开,甚至两个人讨论。

  ② 工作日报,用列表式,扼要123条,三五分钟写完。看到人说写日报2小时,这得是干多大的事业!日报是小组内互通信息用的,写多了、写长了没法看,浪费大家的精力。是时候用上。

  ③ 一对一会议的技巧,这是格鲁夫和英特尔最早搞的上司和下属的一对一会议,这在美国科技企业如亚马逊等都是日常沟通惯例,经理不开一对一就没有完成带团队的基本工作职责,一般是月度为周期。

  远程分布式工作如果持续下去,那么每周一次可能是需要的,一个人半个小时,一个团队经理带10个人,那超高强度的半天工作时间没了,但这是必要的、也是杠杆率最高的管理活动之一。

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第九天

  分布式工作第9天的建议:我能贡献什么?这句话是德鲁克的话,完整是:“对我服务的机构,在绩效和成果上,我能有什么贡献?”

  讲实话,之前我乐观了以为两周的远程已经是多数人的极限,但看起来怕是至少再加上一周,但我先第9天和第10天两天做个总结。

  分布式工作之所以难,难在少了浑水摸鱼混日子的机会,我们不得不去想德鲁克让我们自问的这个问题:“我应该贡献什么?”

  当你被跟所有其他人都物理上隔离开了之后,虽然还有开会、沟通、分工等等,但个人贡献被明确区分出来了。

  想了这个问题之后,就是一系列问题了,你的能力、专长能不能做出你应做的贡献?这一天、这一周,我的实际产出是什么?再然后,就是对照分析:要求的贡献是什么?实际的产出是什么?差距是什么及如何改进?

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第十天

  分布式工作第10天的建议:成为不可或缺的人。网上有个段子:我想上班,再不上班老板会发现公司没我也运行得挺好的。有人补刀,应该是没你公司运行得更好。

  后面这一句也不是没道理,有时候虽然不是一个人做错什么,但分工协作带来的后果是他的成果是反作用。

  又比方说很多人都知道,如果一个新加的紧急任务非常重要,那么找最忙的那个人就对了,他总有能力把这个事挤进自己的工作表、做好。

  反过来,如果分配给比较闲的那个人,就自求多福吧。这些天一直是站在工作者的视角,分布式工作也会让管理者反思人员问题。

  这类问题有三个:

  ① 真的需要那么多人吗?这个问题的答案往往很残酷,不需要。

  ② 组织结构合理吗?有时某个一整个部门都没有存在的必要,有的业务没必要做。

  ③ 分工协作有没有问题?远程了,分工协作的问题会大范围出现,问题就是调整的时机。

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